Dowód, że faks dotarł

Jak i kiedy je otrzymasz

Potwierdzenia możesz dodać przy wysyłaniu oraz, dopóki faks nie zakończył się niepowodzeniem, ze strony śledzenia. Płatność odbywa się kartą przez Stripe. Najpierw na karcie jest tylko autoryzacja na 2,99 €, z 20% francuskiego VAT, ponieważ usługa działa z Francji. Przy dokumencie liczącym dwie strony lub więcej kwota ta dochodzi do opłaty za wysyłkę 3,99 €. Faks jednostronicowy pozostaje bezpłatny.

Potwierdzenie zlecenia przychodzi e-mailem, gdy tylko potwierdzisz zlecenie linkiem z e-maila potwierdzającego. Opisuje stan na ten moment: zlecenie jest zapisane i zatwierdzone, a faks czeka na wysłanie. Nic jeszcze nie zostało przesłane, o czym mówi stopka dokumentu.

Potwierdzenie transmisji powstaje dopiero po doręczeniu. Dociera jako załącznik e-maila i można je też pobrać ze strony śledzenia. Dopiero wtedy kwota jest faktycznie pobierana z karty. Jeśli linia jest zajęta, nikt nie odbiera albo druga strona nie odpowiada jak aparat faksowy, autoryzacja jest zwalniana, a e-mail informuje Cię o tym.

Co rejestruje potwierdzenie transmisji

Podczas połączenia faksowego oba urządzenia najpierw uzgadniają prędkość i rozdzielczość, a potem urządzenie odbierające potwierdza otrzymane strony. Gdy ta wymiana kończy się normalnie, nasz system zapisuje status doręczono do faksu, a potwierdzenie przytacza go z datą i godziną.

Dokument ustala więc trzy rzeczy: wskazany nadawca zlecił faks, połączenie faksowe na podany numer zakończyło się, i stało się to o określonej dacie i godzinie. Gdy upływa termin, godzina bywa najważniejsza.

Jeden status wymaga uwagi: przesłano, brak odpowiedzi urządzenia. Strony wyszły, lecz druga strona nie odesłała końcowego potwierdzenia. Potwierdzenie i tak jest wystawiane, bo transmisja się odbyła, i podaje ten status bez zmian. Przeczytaj wiersz Status, zanim zarchiwizujesz dokument.

Czego nie może ustalić

Potwierdzenie nic nie mówi o tym, co dzieje się za linią: kto odebrał strony, czy w tacy był papier, czy system odbiorcy przekazał faks na skrzynkę. Nie dowodzi też, że numer należy do osoby, do której chciałeś dotrzeć. Pokazuje numer dokładnie taki, jaki wpisałeś.

Nie zawiera też Twojego dokumentu. Usuwamy przesłany plik po wysyłce, więc bez zachowanego oryginału potwierdzenie pokazuje, że wyszedł faks o danym temacie, a nie co w nim było. Ten temat, wydrukowany na stronie tytułowej i na obu potwierdzeniach, łączy dokumenty ze sobą.

Użycie potwierdzeń w razie sporu

Niezależnie od tego, czy odpowiadasz dostawcy, wynajmującemu czy urzędowi, przedstaw spójny zestaw zamiast pojedynczej strony: wysłany dokument, potwierdzenie transmisji, potwierdzenie zlecenia i wszystko, co pokazuje, że numer był właściwy, jak papier firmowy, umowa lub oficjalna strona internetowa w stanie z danego dnia.

Nie zmieniaj potwierdzeń i zachowaj pliki oryginalne razem z e-mailami, którymi je dostarczono, bo czas nadejścia e-maila wspiera znacznik czasu. Podaj numer referencyjny potwierdzenia w piśmie lub wniosku, aby każdy dokument odnosił się do tej samej transmisji.

Waga takiego dowodu zależy od jurysdykcji i okoliczności. Raport z transmisji może w niektórych sprawach zostać przyjęty jako dowód, a w innych pominięty, a potwierdzenie nie daje żadnej gwarancji prawnej. To ogólne informacje, a nie porada prawna: gdy stawka jest wysoka, skonsultuj się z prawnikiem.

Potwierdzenie faksu czy list polecony?

List polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru pokazuje, że koperta została doręczona pod adres i że ktoś pokwitował jej odbiór. Potwierdzenie faksu pokazuje niemal natychmiastową wymianę techniczną między dwoma urządzeniami. Dowodzą one różnych rzeczy i jedno nie zastępuje drugiego, gdy ustawa, umowa lub wytyczne urzędu wymagają określonego sposobu doręczenia.

Jeśli przepisy wymagają listu poleconego lub doręczenia osobistego, użyj ich. Faks nadal się przydaje, gdy liczy się szybkość, by wyprzedzić oryginał wysłany pocztą, albo gdy odbiorca na piśmie prosi o faks.