La preuve que votre fax est bien arrivé

Comment et quand les recevoir

Vous pouvez ajouter les reçus au moment de l'envoi et, tant que le fax n'a pas échoué, depuis sa page de suivi. Le règlement passe par Stripe, par carte bancaire. Dans un premier temps, votre carte est seulement préautorisée pour 2,99 €, TVA à 20 % incluse puisque le service est exploité depuis la France. Pour un document de deux pages ou plus, cette somme vient en plus des 3,99 € de frais d'envoi. Un fax d'une seule page reste gratuit.

Le reçu de demande vous est envoyé par courriel dès que vous confirmez via le lien de votre courriel de confirmation. Il décrit la situation à cet instant : la demande est enregistrée et validée, et le fax attend son départ. Rien n'a encore été transmis, ce que rappelle le pied de page du document.

Le reçu de transmission n'existe qu'après la remise. Il vous parvient en pièce jointe d'un courriel, et la page de suivi permet aussi de le télécharger. Le prélèvement effectif sur votre carte a lieu à ce moment-là. Si la ligne est occupée, si personne ne décroche ou si l'autre extrémité ne répond pas comme un télécopieur, la préautorisation est libérée et un courriel vous en informe.

Ce que consigne le reçu de transmission

Pendant un appel de fax, les deux appareils conviennent d'abord d'une vitesse et d'une résolution, puis l'appareil récepteur accuse réception des pages. Quand cet échange se termine normalement, notre système enregistre le statut remis au télécopieur, et le reçu le reprend avec la date et l'heure.

Le document établit donc trois choses : un expéditeur nommé a demandé un fax, un appel de fax vers le numéro indiqué a abouti, et cela s'est produit à une date et une heure données. Quand une échéance entre en jeu, l'heure est souvent l'élément décisif.

Un statut demande de l'attention : transmis, sans réponse de l'appareil. Les pages sont parties, mais l'autre extrémité n'a pas renvoyé sa confirmation finale. Un reçu est tout de même émis parce que la transmission a bien eu lieu, et il indique ce statut tel quel. Consultez la ligne Statut avant d'archiver le document.

Ce qu'il ne peut pas établir

Le reçu n'indique rien de ce qui arrive après la ligne : qui a récupéré les pages, s'il y avait du papier dans le bac, si le système du destinataire a transféré le fax vers une boîte. Il n'établit pas davantage que le numéro appartient bien à la personne que vous visiez. Il montre le numéro tel que vous l'avez saisi.

Il ne contient pas non plus votre document. Nous supprimons le fichier téléversé une fois le fax envoyé : sauf si vous avez conservé l'original, le reçu atteste seulement qu'un fax portant tel objet est parti, sans dire ce qu'il contenait. Cet objet apparaît sur la page de garde ainsi que sur chacun des deux reçus : c'est lui qui rapproche les pièces.

Utiliser les reçus en cas de contestation

Que vous répondiez à un fournisseur, à un bailleur ou à une administration, présentez un ensemble cohérent plutôt qu'une page isolée : le document expédié, le reçu de transmission, le reçu de demande, ainsi que tout élément établissant que le numéro était juste : en-tête de courrier, contrat ou page web officielle telle qu'elle apparaissait ce jour-là.

Ne modifiez pas les reçus, et conservez les fichiers d'origine avec les courriels qui les ont livrés, car l'heure d'arrivée d'un courriel appuie l'horodatage. Citez la référence du reçu dans votre courrier ou votre dossier, pour que chaque pièce renvoie à la même transmission.

Le poids d'une telle preuve dépend de la juridiction et des circonstances. Un rapport de transmission peut être admis comme preuve dans certains cas et écarté dans d'autres, et un reçu ne donne aucune garantie juridique. Il s'agit d'informations générales, pas d'un conseil juridique : si l'enjeu est important, consultez un avocat.

Reçu de fax ou lettre recommandée ?

Une lettre recommandée avec accusé de réception atteste qu'un pli a bien été livré à une adresse et signé par quelqu'un. Un reçu de fax montre un échange technique quasi instantané entre deux appareils. Ils prouvent des choses différentes, et l'un ne remplace pas l'autre lorsqu'une loi, un contrat ou les consignes d'une autorité imposent un mode de notification précis.

Si les règles exigent une lettre recommandée ou une remise en main propre, utilisez-les. Le fax reste utile quand la rapidité compte, pour devancer un original posté, ou lorsque le destinataire demande par écrit un envoi par fax.