Bezpieczeństwo faksu, bez owijania w bawełnę

Gdzie dokument jest chroniony, gdzie nie, i co możesz zrobić sam.

Aktualizacja:

Wysyłka przez CaptainFax składa się z dwóch etapów. Między przeglądarką a naszymi serwerami połączenie działa przez HTTPS, więc plik nie może zostać odczytany po drodze. Między naszymi serwerami a odbiorcą faks idzie siecią telefoniczną, a sam protokół faksu w praktyce nie szyfruje danych. Zasada jest ta sama u każdego dostawcy i w każdym urządzeniu. Przesłany plik służy do wysłania faksu, a potem jest automatycznie usuwany. Prawdziwe incydenty rzadko wynikają z podsłuchu linii: zwykle to pomylony numer, drukarka na korytarzu albo zapomniana kopia.

Gdzie w praktyce dzieje się najgorzej

Cztery słabe punkty, od najczęstszego do najrzadszego.

  1. Jedna błędna cyfra

    Wybierz numer różniący się jedną cyfrą, a faks trafi do kogoś innego. Technicznie wysyłka się udała, bo urządzenie odebrało i przyjęło strony, a cofnąć jej nie można.

  2. Wspólna taca wydruku

    Odebrany faks drukuje się od razu. Jeśli aparat stoi w recepcji lub we wspólnym biurze, strony leżą tam, aż zabierze je pierwsza osoba, która przejdzie obok.

  3. Zapomniane kopie

    Wiele urządzeń biurowych zapisuje dokumenty w pamięci lub na wewnętrznym dysku, a niektóre przekazują odebrane faksy na skrzynkę czytaną przez kilka osób. Każda kopia to kolejne miejsce do zabezpieczenia lub wyczyszczenia.

  4. Brak szyfrowania na odcinku telefonicznym

    Na odcinku telefonicznym faks w codziennym użyciu nie jest szyfrowany, niezależnie od tego, czy idzie jako analogowy dźwięk, czy jako dane T.38 przez IP. Żeby go podsłuchać, trzeba mieć dostęp do sieci operatora. To najmniej prawdopodobny z czterech przypadków.

Co robi dla Ciebie CaptainFax

Cztery stosowane przez nas środki i granica, która u każdego dostawcy jest taka sama.

HTTPS przy przesyłaniu
Plik dociera do nas szyfrowanym połączeniem, więc nikt pomiędzy Twoim urządzeniem a naszymi serwerami nie może go odczytać. Nie możemy rozciągnąć tej ochrony na linię telefoniczną, która następuje potem.
Usunięcie pliku po wysyłce
Przechowujemy dokument tak długo, jak trwa jego konwersja i transmisja. Gdy transmisja się kończy, przesłany plik jest automatycznie usuwany, a my nie używamy go do niczego innego.
Potwierdzasz przed wysłaniem
Faks zostaje wysłany dopiero po kliknięciu linku z e-maila potwierdzającego i po odliczaniu trwającym około 55 sekund. W trakcie odliczania możesz anulować wysyłkę, co daje ostatnią okazję do sprawdzenia numeru.
Nic nie dodajemy do Twoich stron
Poza stroną tytułową tworzoną z formularza Twoje strony wychodzą bez zmian. Bez reklam i bez stopki promującej usługę.

Pięć nawyków, które robią różnicę

  1. Bierz numer z wiarygodnego źródła

    Użyj papieru firmowego lub strony odbiorcy albo niedawnego e-maila, nie starej notatki. Wybierz w formularzu właściwy kraj i przeczytaj numer cyfra po cyfrze. Sprawdzanie numeru i katalog numerów kierunkowych na tej stronie rozwieją wątpliwości.

  2. Uprzedź odbiorcę

    Krótki telefon lub wiadomość, że faks nadchodzi, pozwala drugiej stronie stanąć przy aparacie. Strony krócej leżą na tacy.

  3. Zadbaj o stronę tytułową

    Wskaż konkretną osobę, a nie tylko firmę, nadaj faksowi jasny temat i w treści poproś o sygnał, jeśli dokument wylądował na niewłaściwym biurku. Kto znajdzie zabłąkaną kartkę, od razu będzie wiedział, jak się zachować.

  4. Wysyłaj tylko to, co potrzebne

    Przed utworzeniem pliku PDF usuń zbędne strony i zasłoń to, czego odbiorca nie potrzebuje, na przykład pełny numer rachunku bankowego albo informacje zdrowotne niezwiązane ze sprawą. Jeśli coś pójdzie źle, ujawnione będzie mniej.

  5. Zachowaj dowód

    Opcjonalne potwierdzenia PDF (2,99 € z VAT, pobierane tylko po doręczeniu faksu) dają datowany ślad zlecenia i transmisji. Gdy później zastanawiasz się, dokąd poszedł faks, masz punkt wyjścia.

Ograniczenia, o których warto wiedzieć

W faksie nie ma użytecznego w praktyce szyfrowania end-to-end. Norma T.30, która reguluje aparaty faksowe, zawiera opcjonalne funkcje bezpieczeństwa, lecz w urządzeniach faktycznie używanych prawie ich nie ma. Usługa obiecująca szyfrowanie od Twojego ekranu do papieru odbiorcy obiecywałaby więcej, niż pozwala technika.

O dalszych losach wydruku faks nie informuje: nie wiadomo, kto bierze kartki, kto je kopiuje i gdzie trafiają do archiwum. Pokazuje, że urządzenie pod danym numerem przyjęło dokument, a nie że przeczytała go konkretna osoba. Gdy treść jest bardzo poufna, wybierz raczej szyfrowany komunikator albo platformę do wymiany dokumentów, o ile adresat takiej używa.

Najczęstsze pytania

Czy faks można przechwycić?
Po stronie przeglądarki nikt nie odczyta pliku w trakcie przesyłania, bo idzie przez HTTPS. Po stronie telefonicznej sygnał nie jest szyfrowany, więc napastnik z dostępem do sprzętu operatora mógłby go teoretycznie nagrać. W praktyce znacznie więcej wycieków powodują źle zaadresowane lub pozostawione strony.
Jak długo przechowujecie mój dokument?
Tylko tak długo, jak trwa wysyłka. Po transmisji przesłany plik jest automatycznie usuwany. Nie zachowujemy kopii, którą my lub ktokolwiek inny mógłby później otworzyć.
Wysłałem faks na zły numer. Co robić?
Jeśli wiesz, do kogo należy numer, poproś o zniszczenie wydruków. Zapisz godzinę i zawartość wysyłki, a o zdarzeniu powiadom inspektora ochrony danych lub inną odpowiedzialną za to osobę u siebie. Jeśli dokument zawierał dane osobowe, być może trzeba odnotować incydent, a czasem go zgłosić. Kroki opisuje nasza strona o prywatności.
Czy można faksować dokumenty medyczne?
Faks wciąż jest używany między gabinetami, aptekami i szpitalami, a często prosi o niego strona odbierająca. Zachowaj podwójną ostrożność: sprawdzony numer, uprzedzony odbiorca, tylko niezbędne strony. Przepisy Twojego zawodu lub placówki mają pierwszeństwo, więc w razie wątpliwości je sprawdź.

Czytaj dalej

Kilka stron, które uzupełniają to, co właśnie przeczytałeś.

Powiązane pytania