Faxbeveiliging, eerlijk uitgelegd

Waar je document beschermd is, waar niet, en wat je er zelf aan kunt doen.

Bijgewerkt op:

Een verzending via CaptainFax bestaat uit twee stukken. Tussen je browser en onze servers loopt de verbinding via HTTPS, dus het bestand kan onderweg niet worden meegelezen. Tussen onze servers en de ontvanger loopt de fax over het telefoonnetwerk, en het faxprotocol zelf biedt in de praktijk geen versleuteling. Dat geldt voor elke faxdienst en elk faxapparaat. Het geüploade bestand wordt gebruikt om je fax te versturen en daarna automatisch verwijderd. Incidenten hebben in de praktijk zelden met afluisteren te maken: een verkeerd getypt nummer, een printer in de gang, een vergeten kopie.

Waar het in de praktijk misgaat

Vier zwakke plekken, gerangschikt van meest naar minst voorkomend.

  1. Eén verkeerd cijfer

    Kies je een nummer dat in één cijfer afwijkt, dan komt de fax bij iemand anders terecht. Technisch is de verzending geslaagd, want een apparaat nam op en accepteerde de pagina's, en ze is niet terug te halen.

  2. Een gedeelde uitvoerbak

    Een binnenkomende fax wordt meteen afgedrukt. Staat het apparaat bij de receptie of in een gedeeld kantoor, dan liggen de pagina's daar totdat de eerste voorbijganger ze meeneemt.

  3. Vergeten kopieën

    Veel kantoorapparaten bewaren documenten in het geheugen of op een interne schijf, en sommige sturen binnenkomende faxen door naar een mailbox die meerdere mensen lezen. Elke kopie is een extra plek die beveiligd of gewist moet worden.

  4. Geen versleuteling op het telefoontraject

    Op het telefoontraject is een fax in het dagelijks gebruik niet versleuteld, of hij nu als analoog geluid of als T.38-data via IP loopt. Om mee te luisteren is toegang tot het netwerk van een operator nodig. Van de vier is dit het minst waarschijnlijk.

Wat CaptainFax voor je doet

Vier maatregelen die wij nemen, en de grens die bij elke aanbieder hetzelfde blijft.

HTTPS bij het uploaden
Je bestand bereikt ons via een versleutelde verbinding, dus niemand tussen je apparaat en onze servers kan het lezen. Die bescherming kunnen we niet uitbreiden tot de telefoonlijn die daarna volgt.
Bestand verwijderd na verzending
We bewaren je document zolang als nodig is om het om te zetten en te versturen. Is de verzending afgerond, dan wordt het geüploade bestand automatisch verwijderd, en we gebruiken het nergens anders voor.
Jij bevestigt voordat het vertrekt
Een fax wordt pas verstuurd nadat je op de link in de bevestigingsmail hebt geklikt en een aftelling van ongeveer 55 seconden is verstreken. Tijdens het aftellen kun je annuleren, zodat je het nummer nog één keer kunt nakijken.
Niets toegevoegd aan je pagina's
Behalve het voorblad dat uit het formulier wordt gemaakt, gaan je pagina's ongewijzigd de deur uit. Geen reclame, geen voettekst die de dienst aanprijst.

Vijf gewoontes die verschil maken

  1. Haal het nummer uit een betrouwbare bron

    Gebruik het briefpapier of de website van de ontvanger of een recente e-mail, geen oud briefje. Kies in het formulier het juiste land en lees het nummer cijfer voor cijfer na. De nummercontrole en de lijst met landnummers op deze site kunnen twijfel wegnemen.

  2. Waarschuw de ontvanger

    Een kort telefoontje of bericht dat er een fax aankomt, laat de andere kant bij het apparaat gaan staan. De pagina's liggen minder lang in de bak.

  3. Gebruik het voorblad goed

    Noem een persoon en niet alleen een bedrijf, zet een duidelijk onderwerp erop en vraag in het bericht om een seintje als de fax bij het verkeerde bureau belandde. Wie een verdwaald vel vindt, weet dan wat te doen.

  4. Verstuur alleen wat nodig is

    Haal onnodige pagina's weg en maak onleesbaar wat de ontvanger niet nodig heeft, zoals een volledig bankrekeningnummer of niet-relevante gezondheidsgegevens, voordat je de pdf maakt. Gaat er iets mis, dan ligt er minder open.

  5. Bewaar een bewijs

    De optionele pdf-bewijzen (€ 2,99 incl. btw, alleen berekend bij geslaagde aflevering) geven je een gedateerd spoor van de opdracht en de verzending. Vraag je je later af waar een fax naartoe ging, dan heb je een startpunt.

Beperkingen die je moet kennen

Fax kent geen bruikbare end-to-endversleuteling. De norm T.30, die faxapparaten regelt, bevat optionele beveiligingsfuncties, maar die zijn in apparatuur die echt in gebruik is nauwelijks aanwezig. Een dienst die versleuteling zou beloven van jouw scherm tot het papier van de ontvanger, belooft meer dan de techniek toelaat.

Een fax zegt ook niets over wat er na het afdrukken gebeurt: wie de pagina's ophaalt, wie ze kopieert, waar ze worden opgeborgen. Hij laat zien dat een apparaat op een nummer een document heeft aangenomen, niet dat een bepaald persoon het las. Kies voor zeer vertrouwelijke inhoud liever een beveiligde berichtendienst of uitwisselingsplatform, als de andere partij er een heeft.

Veelgestelde vragen

Kan een fax worden onderschept?
Aan de browserkant kan niemand het bestand onderweg lezen, want het gaat via HTTPS. Aan de telefoonkant is het signaal niet versleuteld, dus een aanvaller met toegang tot de apparatuur van een operator kan het in theorie opnemen. In de praktijk veroorzaken verkeerd geadresseerde of blijven liggende pagina's veel meer lekken.
Hoelang bewaren jullie mijn document?
Alleen zolang het versturen duurt. Na de verzending wordt het geüploade bestand automatisch verwijderd. We houden geen kopie over die wij of iemand anders daarna nog zou kunnen openen.
Ik heb een fax naar het verkeerde nummer gestuurd. Wat nu?
Kun je achterhalen van wie het nummer is, vraag dan om de pagina's te vernietigen. Noteer het tijdstip en wat er is verstuurd, en informeer wie in je organisatie over gegevensbescherming gaat. Bevatte het document persoonsgegevens, dan moet je het incident mogelijk vastleggen en soms melden. Onze privacypagina beschrijft de stappen.
Mag ik medische documenten faxen?
Fax wordt nog steeds gebruikt tussen praktijken, apotheken en ziekenhuizen, en vaak vraagt de ontvangende kant erom. Wees extra zorgvuldig: gecontroleerd nummer, gewaarschuwde ontvanger, alleen de noodzakelijke pagina's. De regels van je beroep of instelling gaan voor, controleer ze bij twijfel.

Lees verder

Enkele pagina’s die aansluiten op wat je net las.

Verwante vragen