Faxsicherheit, ehrlich erklärt

Wo Ihr Dokument geschützt ist, wo nicht, und was Sie selbst tun können.

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Eine Übertragung über CaptainFax besteht aus zwei Abschnitten. Zwischen Ihrem Browser und unseren Servern läuft die Verbindung über HTTPS, die Datei kann unterwegs also nicht mitgelesen werden. Zwischen unseren Servern und dem Empfänger läuft das Fax über das Telefonnetz, und das Faxprotokoll selbst bietet in der Praxis keine Verschlüsselung. Dabei macht es keinen Unterschied, welcher Dienst oder welches Gerät benutzt wird. Die hochgeladene Datei wird zum Versand Ihres Faxes verwendet und danach automatisch gelöscht. Zwischenfälle haben in der Praxis selten mit Abhören zu tun: eine vertippte Nummer, ein Drucker im Flur, eine vergessene Kopie.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Vier Schwachstellen, geordnet nach Häufigkeit, die häufigste zuerst.

  1. Eine falsche Ziffer

    Weicht die gewählte Nummer nur in einer Ziffer ab, kommt das Fax bei einer fremden Person an. Aus technischer Sicht ist alles gut gelaufen: Ein Gerät hat den Anruf entgegengenommen und die Seiten empfangen, und zurückholen lässt sich nichts.

  2. Ein gemeinsamer Ausgabeschacht

    Eingehende Faxe werden meist sofort gedruckt. Steht das Gerät am Empfang oder in einem Gemeinschaftsbüro, liegen die Seiten dort, bis der Erste sie mitnimmt, der vorbeikommt.

  3. Vergessene Kopien

    Viele Bürogeräte speichern Dokumente im Speicher oder auf einer internen Festplatte, und manche leiten eingehende Faxe an ein Postfach weiter, das mehrere Personen lesen. Jede Kopie ist ein weiterer Ort, der geschützt oder gelöscht werden muss.

  4. Keine Verschlüsselung auf der Telefonstrecke

    Auf der Telefonstrecke ist ein Fax im üblichen Betrieb nicht verschlüsselt, ob es nun als analoges Audiosignal oder als T.38-Daten über IP läuft. Zum Mithören bräuchte man Zugriff auf das Netz eines Netzbetreibers. Das ist von den vier Fällen der unwahrscheinlichste.

Was CaptainFax für Sie tut

Vier Maßnahmen, die wir umsetzen, und die Grenze, die bei jedem Anbieter dieselbe bleibt.

HTTPS beim Hochladen
Ihre Datei erreicht uns über eine verschlüsselte Verbindung, niemand zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern kann sie lesen. Auf die anschließende Telefonleitung können wir diesen Schutz nicht ausdehnen.
Löschung der Datei nach dem Versand
Wir behalten Ihr Dokument so lange, wie die Umwandlung und die Übertragung dauern. Ist die Übertragung beendet, wird die hochgeladene Datei automatisch gelöscht, und wir verwenden sie für nichts anderes.
Sie bestätigen vor dem Absenden
Versendet wird erst, wenn Sie den Link in der Bestätigungsmail angeklickt haben und ein Countdown von rund 55 Sekunden verstrichen ist. Solange er läuft, können Sie stoppen und die Nummer nochmals kontrollieren.
Nichts auf Ihre Seiten gedruckt
Abgesehen vom Deckblatt, das aus dem Formular erzeugt wird, gehen Ihre Seiten unverändert hinaus. Keine Werbung, keine Fußzeile, die für den Dienst wirbt.

Fünf Gewohnheiten, die viel bewirken

  1. Die Nummer aus verlässlicher Quelle nehmen

    Nehmen Sie die Nummer vom Briefkopf, von der Website des Empfängers oder aus einer aktuellen E-Mail, nicht aus einer alten Notiz. Im Formular stellen Sie das passende Land ein und gehen die Nummer Ziffer für Ziffer durch. Bleiben Zweifel, helfen der Nummern-Check und das Vorwahlverzeichnis hier auf der Seite.

  2. Den Empfänger vorwarnen

    Ein kurzer Anruf oder eine Nachricht, dass ein Fax kommt, ermöglicht es der Gegenseite, am Gerät zu warten. Die Seiten liegen kürzer im Schacht.

  3. Das Deckblatt sorgfältig nutzen

    Adressieren Sie das Fax an eine bestimmte Person statt nur an eine Firma, formulieren Sie einen eindeutigen Betreff und bitten Sie im Text um einen Hinweis, falls es am falschen Ort landete. Wer ein verirrtes Blatt entdeckt, weiß dann, wie er handeln soll.

  4. Nur das Nötige senden

    Entfernen Sie überflüssige Seiten und schwärzen Sie, was der Empfänger nicht braucht, etwa eine vollständige Kontonummer oder fachfremde Gesundheitsangaben, bevor Sie das PDF erstellen. Geht etwas schief, ist weniger offengelegt.

  5. Einen Nachweis aufbewahren

    Die optionalen PDF-Belege (2,99 € inkl. USt., nur bei erfolgreicher Zustellung berechnet) liefern einen datierten Nachweis über den Auftrag und die Übertragung. Wenn Sie später wissen wollen, wohin ein Fax ging, haben Sie einen Ausgangspunkt.

Grenzen, die Sie kennen sollten

Eine praktisch nutzbare Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gibt es beim Fax nicht. Der Standard T.30, der Faxgeräte regelt, enthält optionale Sicherheitsfunktionen, die in tatsächlich eingesetzten Geräten aber kaum umgesetzt sind. Ein Dienst, der Verschlüsselung vom Bildschirm bis zum Papier des Empfängers versprechen würde, würde mehr zusagen, als die Technik hergibt.

Ein Fax sagt auch nichts über die Zeit nach dem Ausdruck: wer die Seiten abholt, wer sie kopiert, wo sie abgelegt werden. Es zeigt, dass ein Gerät unter einer Nummer ein Dokument angenommen hat, nicht, dass eine bestimmte Person es gelesen hat. Für sehr vertrauliche Inhalte ist ein sicherer Nachrichtendienst oder eine Austauschplattform besser, sofern die Gegenseite einen anbietet.

Häufige Fragen

Kann ein Fax abgefangen werden?
Auf der Browserseite kann niemand die Datei unterwegs lesen, denn sie wird per HTTPS übertragen. Auf der Telefonseite ist das Signal nicht verschlüsselt, ein Angreifer mit Zugriff auf die Technik eines Netzbetreibers könnte es theoretisch aufzeichnen. In der Praxis verursachen falsch adressierte oder liegen gebliebene Seiten weit mehr Datenpannen.
Wie lange bewahren Sie mein Dokument auf?
Nur so lange, wie der Versand dauert. Nach der Übertragung wird die hochgeladene Datei automatisch gelöscht. Wir behalten keine Kopie, die wir oder jemand anderes danach noch öffnen könnten.
Ich habe ein Fax an die falsche Nummer geschickt. Was nun?
Wenn Sie den Inhaber der Nummer ermitteln können, bitten Sie ihn, die Seiten zu vernichten. Halten Sie Zeitpunkt und Inhalt der Sendung fest und informieren Sie intern die Stelle, die bei Ihnen für den Datenschutz verantwortlich ist. Standen personenbezogene Daten in dem Dokument, ist der Vorfall unter Umständen zu dokumentieren und teils auch zu melden. Unsere Datenschutzseite beschreibt die Schritte.
Darf ich medizinische Unterlagen faxen?
Das Fax ist zwischen Praxen, Apotheken und Krankenhäusern weiterhin üblich, und oft wünscht es die empfangende Seite. Seien Sie besonders sorgfältig: geprüfte Nummer, vorgewarnter Empfänger, nur die nötigen Seiten. Die Regeln Ihres Berufs oder Ihrer Einrichtung gehen vor, prüfen Sie sie im Zweifel.

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