Ein Fax kommt am Gerät an, nicht bei einer Person. Wer es aus dem Ausgabefach nimmt, weiß nicht, für wen es gedacht ist, wie dringend es ist oder wie viele Seiten fehlen könnten. Das Deckblatt beantwortet genau diese Fragen, bevor jemand die erste Zeile Ihres Dokuments gelesen hat.
Was ein Deckblatt enthalten muss
Halten Sie es auf einer Seite und in großer Schrift. Sieben Angaben genügen:
- An: Name der Person und, wenn bekannt, der Abteilung oder Funktion. Bei Praxen etwa „Anmeldung" oder „Dr. Beispiel, Sekretariat".
- Von: Ihr Name, bei Firmen auch der Firmenname.
- Datum: Tag der Sendung. Bei fristgebundenen Unterlagen ist das mehr als eine Formalie.
- Seitenzahl: Gesamtzahl inklusive Deckblatt. Wer „5 Seiten" liest und nur vier in der Hand hält, weiß sofort, dass etwas fehlt.
- Betreff: ein Satz, worum es geht: „Vollmacht zur Akteneinsicht, Aktenzeichen 123".
- Rückkontakt: Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, unter der Sie für Rückfragen erreichbar sind. Das ist wichtig, weil der Empfänger nicht auf das Fax antworten kann.
- Hinweis zur Dringlichkeit oder zum nächsten Schritt, falls nötig: „Bitte bis Freitag bestätigen."
Mit dem Deckblatt-Generator erstellen Sie diese Seite in wenigen Klicks; ein manuelles Layout ist nicht nötig.
Häufige Fehler
- Winzige Schrift. Ein Fax verliert Details. Schrift unter zehn Punkt wird auf der Gegenseite schnell unlesbar. Namen und Betreff sollten deutlich größer sein.
- Farben und Hintergründe. Graue Kästen, farbige Logos und Wasserzeichen werden zu dunklen Flächen. Schwarz auf Weiß ist die Regel.
- Fehlende Seitenzahl. Ohne sie bleibt unklar, ob etwas auf dem Weg verloren ging.
- Kein Rückkontakt. Der Empfänger kann nur anrufen oder schreiben, wenn er weiß, wohin.
- Zu viel Inhalt. Das Deckblatt ist keine Zusammenfassung. Wer es überfrachtet, verliert die Funktion eines schnellen Wegweisers.
- Vertrauliche Details im Betreff. Das Deckblatt liegt oben auf dem Stapel und kann von jedem gesehen werden, der am Gerät vorbeikommt. Schreiben Sie „Befunde für Patient/in" statt der Diagnose.
- Falsche Zählung. Wenn das Deckblatt mitgezählt wird, aber nicht in der Seitenzahl auftaucht, stimmt das Bild nicht mehr.
Ein kurzes Muster
Stellen Sie sich eine Seite mit klarer Gliederung vor. Oben steht groß das Wort „FAX", darunter eine Tabelle mit zwei Spalten. Links die Felder, rechts Ihre Angaben:
- An: Sekretariat, Notariat Muster
- Von: A. Beispiel, Telefon und E-Mail
- Datum: 12. November 2026
- Seiten: 4 (inklusive Deckblatt)
- Betreff: Unterlagen zur Beurkundung am 20. November
Darunter ein kurzer Satz, was erwartet wird („Bitte Eingang per Telefon bestätigen"), am Ende der Vertraulichkeitshinweis.
Vertraulichkeitshinweis: eine Formulierungsidee
Der Hinweis ist keine Rechtsformel mit magischer Wirkung, aber er sagt dem zufälligen Leser, was zu tun ist. Eine mögliche Fassung:
Dieses Fax ist ausschließlich für die genannte Person bestimmt und kann vertrauliche Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der vorgesehene Empfänger sind, bitten wir Sie, den Absender umgehend zu benachrichtigen und die Seiten zu vernichten. Eine Weitergabe oder Vervielfältigung ist nicht gestattet.
Halten Sie den Text kurz und in kleinerer, aber noch gut lesbarer Schrift am Seitenende. Bei besonders sensiblen Inhalten lohnt es sich, den Empfänger vorab anzurufen, damit er am Gerät wartet.
Deckblatt und Preis
Beim Versand zählt jede Seite. Eine Seite kostet nichts; ab zwei Seiten zahlen Sie einheitlich 3,99 € je Versand, unabhängig von der Länge. Hat Ihr Dokument eine Seite, kann ein Deckblatt den Versand kostenpflichtig machen. Überlegen Sie dann, ob Sie Absender, Betreff und Seitenzahl lieber oben auf der einzigen Seite unterbringen. Bei mehrseitigen Dokumenten spielt das Deckblatt für den Preis keine Rolle. Alle Preise finden Sie unter Preise.
Technisch ist es einfach: Das Deckblatt wird mit dem Dokument zu einer Datei zusammengeführt, denn pro Versand gibt es eine Datei bis 100 MB.
Häufige Fragen
Ist ein Deckblatt Pflicht?
Nein, aber bei Faxen, die an eine Organisation gehen, ist es sehr zu empfehlen. Ohne Deckblatt hängt die richtige Zustellung vom Zufall ab.
Wie viele Seiten gebe ich an?
Die Gesamtzahl mit Deckblatt. So kann der Empfänger sofort prüfen, ob alles angekommen ist.
Darf ich vertrauliche Inhalte auf dem Deckblatt nennen?
Besser nicht. Nennen Sie nur, was nötig ist, damit die richtige Person das Fax findet. Mehr zum Umgang mit Ihren Daten steht auf der Seite Vertrauen.
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