Een fax komt aan bij een apparaat, niet bij een persoon. Wie hem uit de lade haalt, weet niet voor wie hij bedoeld is, hoe dringend hij is of hoeveel pagina's er kunnen ontbreken. Het voorblad beantwoordt precies die vragen, nog voordat iemand de eerste regel van je document heeft gelezen.
Wat een voorblad moet bevatten
Houd het op één pagina en in grote letters. Zeven gegevens zijn genoeg:
- Aan: naam van de persoon en, indien bekend, de afdeling of functie. Bij praktijken bijvoorbeeld „Receptie" of „Secretariaat dr. Voorbeeld".
- Van: je naam, bij bedrijven ook de bedrijfsnaam.
- Datum: de dag van verzending. Bij documenten met een termijn is dat meer dan een formaliteit.
- Aantal pagina's: het totaal inclusief voorblad. Wie „5 pagina's" leest en er vier in handen heeft, weet meteen dat er iets mist.
- Onderwerp: één zin over de inhoud: „Volmacht dossierinzage, dossiernummer 123".
- Contactgegevens: telefoonnummer of e-mailadres voor vragen. Dat is belangrijk, want de ontvanger kan niet op de fax antwoorden.
- Spoed of vervolgstap, indien nodig: „Graag vóór vrijdag bevestigen."
Met de voorbladgenerator maak je deze pagina in een paar klikken; zelf opmaken is niet nodig.
Veelgemaakte fouten
- Piepkleine letters. Een fax verliest details. Tekst kleiner dan 10 punten is aan de andere kant snel onleesbaar. Namen en onderwerp moeten duidelijk groter zijn.
- Kleuren en achtergronden. Grijze vlakken, gekleurde logo's en watermerken worden donkere vlekken. Zwart op wit is de regel.
- Geen paginatotaal. Zonder dat blijft onduidelijk of er onderweg iets zoek is geraakt.
- Geen contactgegevens. De ontvanger kan alleen bellen of mailen als hij weet waarheen.
- Te veel inhoud. Het voorblad is geen samenvatting. Wie het volstopt, verliest de functie van snelle wegwijzer.
- Gevoelige details in het onderwerp. Het voorblad ligt bovenop de stapel en kan door iedereen worden gezien die langs het apparaat loopt. Schrijf „uitslagen patiënt" in plaats van de diagnose.
- Verkeerd geteld. Telt het voorblad mee maar staat het niet in het paginatotaal, dan klopt het beeld niet meer.
Een kort voorbeeld
Stel je een pagina met een heldere indeling voor. Bovenaan staat groot het woord „FAX", daaronder een tabel met twee kolommen. Links de velden, rechts jouw gegevens:
- Aan: secretariaat, notariskantoor Voorbeeld
- Van: A. Voorbeeld, telefoon en e-mail
- Datum: 12 november 2026
- Pagina's: 4 (inclusief voorblad)
- Onderwerp: stukken voor de akte van 20 november
Daaronder een korte zin over wat je verwacht („Graag telefonisch ontvangst bevestigen") en onderaan de vertrouwelijkheidstekst.
Vertrouwelijkheidstekst: een idee voor de formulering
De tekst is geen juridische toverformule, maar vertelt de toevallige lezer wat te doen. Een mogelijke versie:
Deze fax is uitsluitend bestemd voor de genoemde persoon en kan vertrouwelijke informatie bevatten. Bent u niet de beoogde ontvanger, dan verzoeken wij u de afzender direct te informeren en de pagina's te vernietigen. Verspreiding of kopiëren is niet toegestaan.
Houd de tekst kort en zet hem in kleinere, maar nog goed leesbare letters onderaan de pagina. Bij zeer gevoelige inhoud loont het om de ontvanger vooraf te bellen, zodat hij bij het apparaat wacht.
Voorblad en prijs
Bij het versturen telt elke pagina. Eén pagina is gratis; vanaf twee pagina's betaal je een vast bedrag van € 3,99 per verzending, ongeacht de lengte. Heeft je document één pagina, dan kan een voorblad de verzending betaald maken. Overweeg dan of je afzender, onderwerp en paginatotaal liever bovenaan die ene pagina zet. Bij documenten van meerdere pagina's maakt het voorblad voor de prijs niets uit. Alle prijzen staan bij tarieven.
Technisch is het eenvoudig: het voorblad wordt met het document samengevoegd tot één bestand, want per verzending is er één bestand tot 100 MB.
Veelgestelde vragen
Is een voorblad verplicht?
Nee, maar bij faxen naar een organisatie is het sterk aan te raden. Zonder voorblad hangt het van het toeval af of de juiste persoon de fax krijgt.
Hoeveel pagina's vermeld ik?
Het totaal inclusief voorblad. Zo kan de ontvanger direct controleren of alles is aangekomen.
Mag ik vertrouwelijke inhoud op het voorblad zetten?
Liever niet. Vermeld alleen wat nodig is om de juiste persoon de fax te laten vinden. Meer over de omgang met je gegevens vind je op de pagina vertrouwen.
Labelsfaxcoverprivacytemplate